去哪儿开会？

 

会议活动已经成为商业场景中最常用的方式之一，去哪儿开会？如何选择会议举办场地，相信是行业会议或是企业会议的组织者很关心的问题。

 

会议的类型与定位

 

会议场地在会议规划中是一个很重要环节，也就是会议在什么城市，在什么地点举办？

 

选择场地，先要知道举办的会议类型。

 

如果是行业会议，这个行业会议是商业性质，还是公益性质？

 

如果是企业会议，是企业外部会议（开放型的），还是企业内部会议（工作类的）？

 

看似简单的问题，其实不简单，千万不要有“花钱谁不会呀”的思维，会议场地选择是会议非常重要环节，尤其是首次举办的会议与陌生的会议场地这两个因素叠加的时候。

 

由于本文主要探讨会议场地，会议的类型与定位就不展开赘述。

 

会议目的地与场地

1、会议目的地（举办地）

 

选择目的地和选择会议场地是两件事情。

 

目的地通常是会议在什么国家或地区举办，具体到选择在什么城市举办。

 

行业会议通常选择比较多，一般以产业聚集或市场需求的城市为主。

 

大多数的全国会议，尤其是国际性的会议活动，优先选择在北京、上海等一线城市举办，当然现在越来越多的活动都会选择在富有特色，或者是产业聚集高的城市进行举办。

 

2、会议场地

 

会议场地的选择，更多是根据会议性质和规模选择适合的举办场地。

 

会展中心会议场地。很多大型会展中心的会议场地是比较全面的，较新建成的会议场地一般都可以容纳同时举办几个千人会议。

 

会议型酒店。很多四、五星级，甚至是度假酒店有会议场地可以选择，由于其住宿、餐厅、会议设备等配套相对全面，原则上几百人，甚至是千人会议都选择放在酒店里进行。

 

还有一种就是独立的会议中心。相对配套较少，一般是产业聚集区或城市功能区之一，这类会议中心规划很专业，不过配套不够完善，比如住宿和餐饮需要在周边找到合适的服务商。

 

3、行业会议场地选择

 

如果行业会议是商业性质的，应该多考虑参会主体人群，在经费来源上有保障的情况下，可以选择一些相对便利的场地，为参会的各方代表提供便利。

 

如果行业会议属于公益性质的，原则上以参公管理的会议预算为准，尽量选择所在？内部会议场地，或者所在领域经常使用的场地，尽量要做到物美价廉。

 

公益性质会议当然也可以选择“高大上”的场地，不过如果选择类似场地，应有相关企业赞助买单，当然选择会议场地的前提是服务大多数参会人群，而不是为了追求会议外在的规格，而是遵守会议“公益性质”的精神。

 

4、企业会议场地选择

 

如果是企业的外部会议。参与的人群以客户，或者是合作单位为主。那么这个会议承担的功能有可能是客户招待，以及行业交流和探讨的作用。那么选择会议的场地应该符合便利性和舒适性。

 

如果是企业内部的会议，是工作性质的。原则上以参会人数规模为主，以便利性为导向，一般选择企业周边会议场地为主。

 

企业内部会议还有一种属于奖励旅游类型的会议。行业称之为“会奖旅游”，这种会议一般选择度假区域会议场地为主，会奖旅游目的地的选择不拘泥于常规会议。

 

5、会议规模与场地大小

 

选择会议场地很重要的一个指标就是会议规模，也就是参加会议的人数，根据会议规模的大小来预定适合的会议场地。

 

6、会议场地经费预算

 

会议活动的场地通常是根据会议的性质定位选择的，但会议活动的预算才是决定整个会议活动场地的需求。

 

用户满意度

1、领导的满意度

 

由于会议的功能性是多元的。有时候举办一个会议的发起人是所在单位的领导，领导对会议活动功能诉求有很多。

 

所以一个会议的场地要根据领导的需求来决定。不是会议组织者为了“办会而办会”，领导是这场会议的需求方，也就是这个会议的“客户方。”要以满足客户的角度来出发，以领导对会议活动的定位作为满意度，作为选择场地的出发点。

 

这里提到的会议决策“领导”既可以使企业的负责人，也可以是某个机构的负责人。

 

2、参会人员的满意度

 

会议组织者虽然是会议场地实际上的“客户”，不过身为“客户”的会议组织者也只是会议产品的“制造者”。参会人群才是这个会议的最终“使用者”。所以参会人员的满意度决定会议场地的需求。

 

这就是要活动组织者以结果为导向，根据效果反推出需求。

 

会议场地的配套

 

1、现场布置

 

不同的需求决定会议布置的不同，会议布置需求通常根据活动的定位来实施。越是商业化程度高的会议活动，对会议布置的创意要求就越高，对会议硬件配套的要求就更先进、更丰富、更多层次，比如有些活动现场的个性化需求越多，对灯光、音响、LED大屏的定制要求就越高。

 

会场的布置装饰是一个会议的灵魂，不同的现场氛围布置，现场体验感觉不一样，会议活动所达到的效果也不一样。

 

如果是内部会议，一般就借助场地的设备即可。

 

2、交通服务

 

如果是大型会议，不论是哪种类型，一定要考虑这个问题。

 

尤其是参会代表来自于全市，或者全国各地的，对于会议的交通要求非常高，交通不是那么便利，会议组织者还需要对外地的参会代表提供额外的接机接站服务。

 

如果小型会议，人数不多，相对简单。如果本市参加居多，则需要公共交通便利的地方，尤其是选择不易堵车的地铁某个站点。

 

3、住宿安排

 

参会代表及嘉宾来自全国各地，甚至是来自海外的，需要考虑住宿问题。则优先选择会议中心有配套住宿，或临近周边有住宿配套的。

 

如果会议中心自身就有配套的住宿，那这类会议场馆对举办全国性会议而言是非常有利的，除了会议场地自身之外，会议场地周边还需有一定合理的配套住宿。

 

高端会议需要五星级和四星级酒店住宿配套，会议规模大或者参会人群较为综合的，还需要三星级及快捷酒店配套。

 

4、餐饮服务

 

如果会议时间在一天或一天以上的，配套的餐饮是整个会议的刚需（午餐），尤其是距离市区中心距离较远的会议场地，或周边配套不够完善的会议场地，餐饮配套在整个场地选择的权重就比较大。

 

餐饮类型需要提前交流好，是否可以做小桌及包间，是否可以接待宴会餐（通常在100人以上，分成桌餐和自助餐），是否可以定制中餐或西餐。

 

餐饮一般是会议中心的重要收入之一，因此餐饮费用要提前放在预算内。

 

5、展览展示

 

有些规模比较大的会议，需要有一些配套的展览展示场地。有些行业会议活动的赞助商的商务回报条款中通常都有展览展示的内容；另外很多企业也希望借助会议活动进行展览展示，在现场进行产品、技术和品牌的展示。

 

由于会议的专业和聚焦，相比大型展会，会议现场的展览展示通常更具针对性，一些来自于产业链的上下游企业，以及一些头部企业是行业会议主要的客户来源。

 

6、会议场地停车位

 

由于很多的参会代表开车自行前往会议场地，会议期间的停车已经成为选择会议场地的一个重要需求。停车场的大小和停车场车位安排是会议组织者需要考虑的问题。

 

7、会议安保

 

为了保证会议的质量，会议现场的安保通常要进行专业化的管理。专业化的会议管理需要提前进行对各个主要环节的预案设计以及现场执行。比如，同期会场还有别的活动的时候，会议如何避免被会议场地外的干扰就是一个直接问题。

 

 

《鲁诚专栏》作者系中国国际经济合作协会产业发展中心主任、中国会展业专家委员会委员